Hướng dẫn ba bước dễ dàng này sẽ giúp bạn làm móng tay cho lá thư tiếp theo của bạn

Khi tôi viết thư xin việc, tất cả bề mặt bất an sâu sắc nhất của tôi.

Tôi đặt câu hỏi về kỹ năng viết, kinh nghiệm chuyên môn của tôi và, thực sự, toàn bộ cuộc sống của tôi.

Làm thế nào để tôi tự giới thiệu? Tôi có lặp lại những gì có trong lý lịch của tôi không? Tôi nên nói về bản thân mình bao nhiêu? Tôi có khoe khoang không? Làm thế nào tôi có thể phản chiếu toàn bộ bản thể của mình trên trang này?

Loren Margolis, Giám đốc điều hành của Training & Leadership Success, một công ty tư vấn toàn cầu chuyên về huấn luyện điều hành và phát triển lãnh đạo, nói: “Mọi người cảm thấy bị ám ảnh bởi ý nghĩ viết một bức thư.

Margolis nói một bức thư xin việc thực sự chỉ phức tạp như bạn làm. Để giải quyết vấn đề của bạn, bạn cần hiểu mục đích của nó trước tiên.

Mục đích của Thư xin việc là gì?

Tất cả những câu hỏi đó đang bơi trong đầu bạn? Họ sẽ ổn định khi bạn bắt đầu hiểu được mục đích của thư xin việc của bạn.

Đầu tiên, hãy suy nghĩ về một bức thư giới thiệu giống như nó là: một bức thư xin việc. Đó là tóm tắt một trang về thể chất (hoặc hầu như) bao gồm một bản sao hồ sơ của bạn.

Thứ hai, hãy nghĩ về thư xin việc của bạn như một cách để nhấn mạnh các điểm liên quan nhất được trình bày trong hồ sơ của bạn và để cung cấp thêm ngữ cảnh. Hồ sơ của bạn nên chỉ ra các kỹ năng chuyển nhượng của bạn; đó là những kỹ năng hoặc trải nghiệm bạn có mà sẽ chuyển thành thành công của bạn.

Thư xin việc của bạn sau đó giải thích những kỹ năng đó với hương vị, màu sắc và cá tính hơn một chút. Nó cũng chứng minh bạn có các kỹ năng giao tiếp bạn cần cho công việc.

Margolis so sánh thư giới thiệu với một đoạn quảng cáo ngắn, một đoạn quảng cáo nhanh thu hút sự chú ý của khán giả.

Như đáng sợ như nó có thể âm thanh, Margolis nói rằng bạn muốn nó giống như bạn đang thì thầm vào tai của người đọc: "Chào! Nhìn này! Nhìn tôi kìa! ”

Cách định dạng thư bìa của bạn

Với thư xin việc, thật dễ dàng để có được thông tin chi tiết. Nó được gọi là trì hoãn. Nhiều người trong chúng ta thực sự giỏi về nó.

Đối với điều đó, đây là một số chi tiết cần xem xét trước khi đi sâu vào thịt của bức thư, được phép của Margolis:

• Đặt tài liệu của bạn thành lề 1 inch.

• Gắn bó với phông chữ 12 điểm truyền thống, mặc dù bạn không phải chọn kiểu Times New Roman cổ điển. Bạn có thể trộn nó lên - có lẽ với Georgia hoặc Cambria. Dù bằng cách nào, hãy đảm bảo phông chữ bạn chọn khớp với sơ yếu lý lịch của bạn. Nếu bạn đang ở trong một lĩnh vực sáng tạo hơn như thiết kế đồ họa, hãy để kỹ năng của bạn hoạt động - đừng quá điên rồ, như Comic Sans (* rùng mình *).

• Nếu bạn đính kèm thư giới thiệu của mình vào một email (tốt nhất là trong cùng một tài liệu như bản lý lịch của bạn - thư giới thiệu của bạn trên trang đầu tiên, tiếp tục lại trên trang thứ hai), bạn sẽ muốn nó đọc như một bức thư. Để làm điều đó, hãy thêm tiêu đề truyền thống của bạn: tên và thông tin liên hệ của bạn, ngày và tên công ty cũng như thông tin liên hệ của công ty.

Nếu bạn chỉ cần sao chép và dán thư giới thiệu vào phần nội dung của email, điều đó là tốt, hãy tiếp tục và xóa tất cả nội dung khác và bắt đầu bằng “Kính gửi…”

• Nói về "Kính gửi", luôn luôn, luôn luôn cá nhân hoá thư xin việc của bạn, Margolis nói. Không bao giờ viết “Dear Sir or Madam.”

“Điều đó thật quá đáng,” cô nói. Thay vào đó, hãy tìm tên của người quản lý tuyển dụng.

Nếu bạn đã cạn kiệt tìm kiếm của mình, hãy chọn tên nhà tuyển dụng. Hoặc bạn thậm chí có thể đi xa như gọi công ty và bộ phận tuyển dụng của mình và hỏi ai là người quản lý tuyển dụng.

"Ngay cả khi đó là người sai, có một cái tên," Margolis nói. "Bạn phải có một cái tên."

Nhưng đừng chỉ làm cho nó lên. Giả sử bạn đang đăng ký vị trí của người quản lý thương hiệu nhưng không thể tìm thấy giám đốc thương hiệu. Có lẽ phó chủ tịch của bộ phận được liệt kê trên LinkedIn. Đi với tên đó.

• Đăng xuất với một "Chân thành" hay "Trân trọng" đơn giản. Đừng có cơ hội đánh một dây thần kinh với người đọc của bạn. Ngay cả "Trân trọng" có thể cảm thấy quá nhạy cảm-feely.

• Giữ tất cả ở một trang - hoặc thậm chí ít hơn. Hãy nhớ rằng, đây là thương mại của bạn. Bạn chú ý đến thương mại trong bao lâu? Không quá 20 giây - hai phút nếu đó là Super Bowl. Nhiều lần, người quản lý tuyển dụng thậm chí sẽ không xem thư giới thiệu nếu nó ở trên một trang.

Ba phần đơn giản để bao gồm trong thư xin việc của bạn

“Thư giới thiệu” của Google và bạn sẽ nhận được các trang trên các trang mẫu và thực tiễn tốt nhất cũng như lý thuyết và ý kiến ​​chuyên gia.

Vì vậy, không, không có câu trả lời duy nhất cho tốt cách viết thư xin việc. Nhưng không cần phải làm cho nó khó khăn hơn nó phải thế.

Để giữ cho nó đơn giản, Margolis đề xuất một cách tiếp cận ba đoạn "Bạn, Tôi, Chúng tôi".

Đoạn 1: Bạn

"Một trong những sai lầm lớn nhất mà mọi người mắc phải là họ nói về bản thân họ", Margolis nói.

Tuy nhiên, đoạn đầu tiên của bạn nên nói về bạn - như trong người nhận, người sử dụng lao động tiềm năng, công ty.

Nếu ai đó giới thiệu bạn về vị trí hoặc bạn có một số loại kết nối với công ty, hãy đề cập đến điều đó trong câu đầu tiên, Margolis nói.Đó có thể là một cái gì đó như: "Vì vậy, như vậy, từ công ty này và-đó, đề nghị tôi áp dụng cho vai trò này." Nhưng đề cập đến vai trò cụ thể. Cái này quan trọng.

Vì vậy, tên thả. Cái móc đó. Nó được gọi là mạng.

Nếu bạn không được giới thiệu, chỉ cần bắt đầu bằng cách nói rằng bạn đang vui mừng, hài lòng hoặc vui mừng đăng ký vị trí này.

Tiếp theo, nêu rõ cách bạn phát hiện ra vị trí. Đó có phải là kết nối của bạn? Một bài đăng trên LinkedIn? Trang web của công ty?

Bây giờ, đề cập đến những gì kích thích bạn về công ty. Bạn sẽ cần thực hiện một số nghiên cứu về phần này. Công ty có phải là công ty hàng đầu trên thị trường không? Được biết đến với các sản phẩm sáng tạo của nó? Có lẽ nó gần đây đã được xếp hạng trong danh sách "Địa điểm tốt nhất để làm việc". Hoặc có thể nó đã giành được một giải thưởng. Sau đó, nhận cụ thể hơn về bộ phận và những gì nó đang làm.

Tóm lại: Phần này phải được thiết kế riêng cho công ty và vị trí.

Đoạn 2: Tôi

Đó là bạn ngay bây giờ!

Đối với đoạn này, Margolis gợi ý lựa chọn hai đến ba kỹ năng chuyển nhượng. Hãy nhớ rằng, đó là những kỹ năng có thể dễ dàng dịch thành công của bạn trong vai trò mới này.

Và bắt đầu khoe khoang.

“Đó là khoe khoang duyên dáng, ân cần vỗ nhẹ vào lưng và nói, 'Tôi tin rằng hai năm kinh nghiệm của tôi trong x sẽ cho vay để thành công với nhóm của bạn, ’” Margolis nói như một ví dụ.

Bạn cũng muốn sử dụng các ví dụ cụ thể, cụ thể hơn trong phần này, cung cấp nhiều chi tiết hơn sơ yếu lý lịch của bạn. Đơn giản như nói, "Ví dụ ..."

“OK để lặp lại lý lịch của bạn; bạn chỉ cần tạo ra một dạng ánh sáng khác trên đó, ”Margolis nói.

Tie đoạn này lên với một cây cung nhỏ đẹp của một câu kết luận, một cái gì đó đơn giản như, "Tôi rất vui mừng để mang lại những kỹ năng này cho nhóm của bạn."

Đoạn 3: Chúng tôi

Margolis nói không còn nhiều điều để nói trong đoạn văn. Ngay cả hai câu, làm đúng, có thể đủ.

Đây là nơi bạn buộc tất cả lại với nhau. Bạn cộng với tôi. Chúng tôi.

Nói về các bước tiếp theo. Đề cập cuộc họp để phỏng vấn hoặc tham dự nhà mở của công ty.

Sau đó, đề cập đến cách bạn sẽ theo dõi. Bạn sẽ gọi vào tuần tới? E-mail?

Nếu điều đó không phù hợp, bạn luôn có thể cảm ơn nhà tuyển dụng hoặc người quản lý thời gian của họ.

4 điều cần tránh trong thư xin việc của bạn

Tất cả chúng ta đều nghe những câu chuyện kinh dị về bức thư và những câu nói lảm nhảm “Crap, tôi không đính kèm”.

Tuy nhiên, đây là bốn điều đơn giản mà Margolis khuyến khích người nộp đơn tránh.

1. Biệt ngữ và / hoặc Từ viết tắt

Chỉ cần viết nó ra.

Ngay cả khi bạn đang nhập một công việc trong chính sách chăm sóc sức khỏe, Margolis nói bằng ví dụ, không sử dụng ACA - chỉ cần viết ra Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng.

2. Tiếng lóng hoặc phím tắt

LOL.

Điều này không hiệu quả. Không bao giờ. Ngay cả khi bạn đang sử dụng nó trớ trêu thay.

3. Nhận xét tiêu cực

"Bạn sẽ ngạc nhiên ..." Margolis nói khi nhắc đến điều này.

Ngay cả khi nó được dự định là tích cực, hãy tránh “Tôi đã thấy báo cáo về văn hóa nghèo nàn của công ty bạn trong tin tức và tôi thực sự nghĩ rằng tôi có thể giúp” nhận xét.

Chỉ để lại ánh nắng mặt trời và hoa hồng.

4. Địa chỉ email cũ AOL

Dù bạn làm gì, hãy chắc chắn gửi thư xin việc của bạn từ một địa chỉ email chuyên nghiệp. Đây có thể là sự kết hợp giữa họ và tên của bạn.

Không [email được bảo vệ]

Lời khuyên cuối cùng của thư giới thiệu của Margolis

Nhớ lại: Mọi thư xin việc sẽ khác nhau, tùy thuộc vào lĩnh vực của bạn, vị trí của bạn và bạn.

Tuy nhiên, Margolis gợi ý luôn tự hỏi mình hai câu hỏi trước khi gửi thư xin việc của bạn:

1. “Nếu tôi là người nhận bức thư này, tôi có muốn đọc nó không?”

Bạn sẽ cảm thấy tự hào về thư xin việc của mình - không phải là một gánh nặng phụ mà bạn đã tát vào đầu hồ sơ của bạn.

1. “Tôi có thể sử dụng‘ Three Cs ’để mô tả nó không?”

"Ba C" là ngắn gọn, thuyết phục và hiệu quả giao tiếp giá trị của bạn.

Kiểm tra, kiểm tra và kiểm tra?

Chi tiêu một số thời gian hiệu đính và sửa đổi. Đọc to bức thư của bạn (một mẹo tôi sử dụng trong tất cả các văn bản của tôi) hoặc nhờ một người bạn hoặc thành viên gia đình đọc nó.

Sau đó, dừng đập đầu vào bàn và lật đổ nó - chỉ cần gửi nó!

Carson Kohler (@CarsonKohler) là một nhà văn trẻ tại The Penny Hoarder. Cô là một NVHTGV cho một lớp học văn phòng kinh doanh ở trường sau đại học và đã dành một năm để phân loại các thư xin việc. Học sinh của cô ghét cô.