7 cách để tập trung khi bạn đang làm việc tại nhà (Hãy nhìn xem, một con sóc!)

Tôi đã làm việc ở nhà như một freelancer trong nhiều năm. Sau đó, tôi bắt đầu một công việc toàn thời gian với The Penny Hoarder, nơi tôi làm việc ở nhà một ngày một tuần.

Mặc dù tôi yêu sự linh hoạt và thoải mái - PJs cả ngày! - Tôi có thể chứng thực những thách thức của việc làm ở nhà và quản lý thời gian của riêng bạn. Các phiền nhiễu rất nhiều, và không thường xuyên truy cập vào đồng nghiệp và ông chủ, năng suất có thể bị ảnh hưởng.

Cho dù bạn làm việc cho chính mình hay một công ty, những thách thức của bạn có thể giống nhau:

• Luôn tập trung vào công việc của bạn.

• Quyết định nhiệm vụ nào cần ưu tiên.

• Theo dõi thời gian của bạn.

• Giao tiếp với đồng nghiệp, đồng nghiệp, khách hàng hoặc nhóm.

• Cộng tác trên các dự án với mọi người trên toàn thế giới.

Dưới đây là các công cụ năng suất yêu thích của tôi để chống lại những thách thức này:

1. Sử dụng 3 ứng dụng này để luôn tập trung

Khi bạn làm việc ở nhà, rất nhiều yếu tố sẽ quyết định mức độ tập trung của bạn. Bạn sẽ muốn đảm bảo gia đình hoặc bạn cùng phòng biết để cho bạn được và rằng văn phòng nhà của bạn là không phân tâm.

Nhưng đừng quên sự phân tâm khổng lồ đó ngay trước mặt bạn: internet.

Làm việc tại nhà yêu cầu máy tính và kết nối internet gần 100% thời gian. Bạn phải tìm ra cách tập trung vào nhiệm vụ của mình trong khi bạn kết nối với mọi thứ theo nghĩa đen trên thế giới cùng một lúc.

Không ai phải đối mặt với một kỳ công như vậy. Rất may, rất nhiều công cụ tồn tại để trợ giúp:

• RescueTime cung cấp cho bạn một báo cáo chi tiết về hoạt động máy tính hàng ngày của bạn, cho bạn thấy ứng dụng và trang web nào thu hút được sự chú ý của bạn.

• SelfControl cho Mac cho phép bạn danh sách đen phân tâm các trang web - nghĩ: phương tiện truyền thông xã hội, email hoặc có lẽ một blog tin tức nổi tiếng? - và đặt khoảng thời gian mà bạn không thể truy cập chúng. Đối với PC, hãy thử tiện ích Tự kiểm soát Chrome.

• Time Out có động lực tương tự với Kỹ thuật Pomodoro, nhắc bạn nghỉ giải lao màn hình trong suốt ngày làm việc. Đặt ứng dụng này để nhắc bạn nghỉ ngơi, ăn trưa hoặc thư giãn cơ bắp và nghỉ ngơi đôi mắt của bạn.

2. trở nên hiệu quả hơn trong email

Email có thể là một trong những khoảng thời gian lớn nhất trong ngày của bạn - trừ khi bạn làm đúng. Tôi khuyên bạn nên sử dụng Gmail hoặc ứng dụng Inbox được tối ưu hóa cho thiết bị di động. Cả hai ứng dụng đều cung cấp các tùy chọn giúp bạn luôn được sắp xếp để bạn có thể dành ít thời gian hơn để phân loại email.

Đọc của tôi sáu hacks Gmail để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong ngày làm việc của bạn.

3. Truyền thông hợp lý với ứng dụng nhắn tin

Để giữ hộp thư email của bạn luôn sạch sẽ, hãy sử dụng ứng dụng nhắn tin để trò chuyện liên tục với nhóm của bạn.

Đây là mục yêu thích của tôi:

Thông qua Slack, bạn có thể tham gia nhóm hiện có bằng cách mời - ví dụ: cho một tổ chức chuyên nghiệp mà bạn tham gia. Bạn cũng có thể bắt đầu một nhóm mới cho công ty hoặc đồng nghiệp của mình.

Google Hangouts cho phép bạn gửi tin nhắn tức thì tới các liên hệ từ trong Gmail hoặc trong ứng dụng Hangouts hoặc bắt đầu trò chuyện video với tối đa 25 người dùng.

Nếu bạn sử dụng iPhone và máy Mac, bạn có thể sử dụng ứng dụng Tin nhắn dành cho máy tính để bàn để tiếp tục cuộc hội thoại từ điện thoại của mình trên máy tính để bàn - tất cả các cuộc hội thoại sẽ xuất hiện ở cả hai nơi.

Nếu trò chuyện liên tục trong các ứng dụng này trở nên mất tập trung, mỗi người sẽ có các tùy chọn "đi" hoặc "không làm phiền" để cho phép bạn tập trung nhưng vẫn kết nối.

4. Tổ chức và chia sẻ các dự án của bạn

Để cộng tác và tổ chức, Bộ ứng dụng của Google là yêu thích tuyệt đối của tôi.

Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày cho phép nhóm của bạn tạo nội dung, đồng thời làm việc trong cùng một tệp và theo dõi các thay đổi và nhận xét. Ngừng gửi tệp đính kèm qua email và mất phiên bản mới nhất của dự án của bạn!

Drive cho phép bạn tải lên, lưu trữ, chia sẻ và tải xuống tệp ở hầu hết mọi định dạng, do đó bạn không phải gửi tệp qua email hoặc lo lắng về việc tạo tài liệu tương thích với phần mềm của đồng nghiệp.

5. Quản lý danh sách công việc của bạn với một ứng dụng miễn phí

Rất nhiều công cụ quản lý nhóm và dự án tồn tại để giúp bạn hợp lý hóa công việc với một nhóm lớn. Nếu bạn đang làm việc tại nhà cho một công ty, tôi khuyên bạn nên yêu cầu sếp của bạn xem xét Flow hoặc LiquidPlanner để theo dõi các dự án lớn.

Nếu bạn làm việc cho chính mình và cần một giải pháp đơn giản hơn để quản lý thời gian của riêng bạn hoặc làm việc trên các dự án chỉ với một vài người, hãy xem xét các tùy chọn miễn phí này:

iDoneThis

iDoneThis là trang web miễn phí cực kỳ đơn giản mà bạn có thể sử dụng để đặt mục tiêu cá nhân hoặc nhóm hàng ngày và kỷ niệm chiến thắng. Mỗi ngày, lưu ý những gì bạn đã làm và tạo ra mục tiêu cho ngày hôm sau. Bạn thậm chí có thể thiết lập iDoneThis để gửi email cho bạn một lời nhắc nhở hàng ngày và trả lời qua email để cập nhật danh sách của bạn.

Khi bạn làm việc một mình, dịch vụ này là lời nhắc hữu ích hàng ngày về thành tích của bạn và cách đơn giản để đặt mức độ ưu tiên của bạn cho mỗi ngày.

Bắt đầu một iDoneNhóm này với các đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp cho phép bạn xem những gì người khác đang đạt được và thêm trách nhiệm giải trình để đạt được mục tiêu của riêng bạn.

Trello

tôi yêu Trello gần như hoàn toàn vì thiết kế của nó, điều đó ngon hơn so với hầu hết các ứng dụng quản lý dự án. Nó cho phép bạn tạo và chia sẻ các bảng dành riêng cho các phòng ban hoặc dự án khác nhau, sau đó thêm các nhiệm vụ và thông tin khác như các thẻ trên các bảng đó.

Kéo và thả thẻ để thay đổi thời hạn hoặc ưu tiên, chỉ định thẻ cho các thành viên trong nhóm khác nhau, đính kèm tài liệu và hình ảnh và trò chuyện với các thành viên khác trong công việc.

Trello được sử dụng miễn phí với các bo mạch, thẻ và thành viên không giới hạn. Nếu bạn cần thêm quyền kiểm soát và tùy chọn, đó là $ 9,99 cho mỗi người dùng mỗi tháng.

6. Lên lịch cuộc họp mà không có Email Back và Forth

Lập kế hoạch là một lần nữa và kẻ cắp hộp thư đến mà bạn không cần trong ngày của mình. Email và thậm chí cả tin nhắn tức thì gây phiền toái và không hiệu quả cho công việc. Thay vào đó, hãy sử dụng một trình lập lịch biểu cuộc họp đơn giản để hoàn thành công việc nhanh hơn và quay lại làm việc.

Doodle

Có thể bạn đã từng nghe về Doodle, công cụ lập kế hoạch cổ điển. Sự đơn giản của nó làm cho nó trở thành một trụ cột. Tạo sự kiện - như cuộc họp nhân viên từ xa hoặc ăn trưa trên mạng - và mời người tham dự chọn thời gian.

Nếu bạn đang lên lịch các cuộc hẹn với huấn luyện viên hoặc khách hàng tư vấn, tôi thích ứng dụng BookMe của Doodle, bắt đầu từ $ 10 một tháng.

lịch Google

Nếu bạn chưa bắt gặp ứng dụng Google của tôi mania vào thời điểm này, hãy để tôi thêm một ứng dụng khác: Lịch giúp bạn lên kế hoạch cho các sự kiện và cuộc họp bằng cách chia sẻ lịch biểu với người khác để bạn có thể xem nhanh khi mọi người bận hoặc sẵn sàng.

Trong tổ chức của bạn, Lịch là một công cụ hiệu quả hơn để lên lịch hơn Doodle, vì đồng nghiệp của bạn sẽ chia sẻ lịch của họ với bạn.

7. Tránh bị phân tâm bởi các liên kết phải đọc

Dù công việc của bạn là gì, tôi cá là bạn dành rất nhiều thời gian trên internet và truyền thông xã hội bằng sự cần thiết. Bạn phải nghiên cứu bài viết, tìm hiểu về doanh nghiệp, liên hệ với mạng hoặc chỉ Google số điện thoại của công ty.

Thật không may là internet được tải với mìn - tiêu đề bạn không thể không nhấp vào.

61 con chó mà chỉ có thể không ngay cả trong thời gian Christmastime

6 cách bạn đang làm chính xác điều đúng đắn ngay bây giờ

Bạn sẽ không tin vào con đường đầy cảm hứng mà con ngỗng 3 chân này đã cứu mạng tôi

Tôi biết. Bạn phải đọc nó. Nhưng đừng để điều đó làm hỏng năng suất của bạn.

Khi bạn bắt gặp một bài viết bạn cần đọc nhưng không có thời gian, hãy lưu nó vào Pocket và đọc nó sau.

Phần thưởng: Hãy thử Zoho nếu bạn đang bắt đầu từ đầu

Nhiều ứng dụng trong số này có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn, vì chúng được sử dụng rộng rãi bởi những người bạn sẽ làm việc cùng. Ví dụ: công ty của bạn có thể sử dụng Gmail cho email của nhân viên, giúp bạn truy cập vào tất cả các ứng dụng của Google.

Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc cho chính mình hoặc xây dựng một nhóm từ đầu, bạn có thể muốn xem Zoho, phần mềm đám mây dành cho doanh nghiệp cung cấp các công cụ cho tất cả những điều trên trong một tài khoản - phần lớn miễn phí

Với tài khoản Zoho miễn phí, bạn có thể sử dụng thư, tài liệu, lịch và nhiệm vụ Zoho; plus Kết nối, mạng xã hội riêng cho nhóm của bạn; Dự án, ứng dụng quản lý dự án; và ứng dụng Cuộc họp của cuộc gọi điện video.

Zoho không phổ biến rộng rãi như nhiều công cụ khác, vì vậy hãy tự mình tìm kiếm nó. Tôi sử dụng tài liệu và thư và yêu họ. Nó cho phép tôi thiết lập một địa chỉ email tại tên miền của riêng tôi miễn phí, và tôi thích rằng sự hợp tác nhóm có thể được cuộn dưới một mái nhà.

Lượt của bạn: Công cụ năng suất yêu thích của bạn là gì?

Dana Sitar (@danasitar) là một biên kịch viên của The Penny Hoarder. Cô được viết cho Huffington Post, Entrepreneur.com, Writer's Digest và nhiều hơn nữa, cố gắng hài hước bất cứ nơi nào được phép (và đôi khi không được).