Ba loại gian lận biên chế: Nhân viên của bạn có ăn cắp từ bạn không?

Hầu hết thời gian, khi mọi người nghĩ về nhân viên ăn cắp từ công việc của họ, họ nghĩ rằng những người tấn công cung cấp tủ quần áo và mang về nhà hộp bút và đống miếng pháp lý. Tuy nhiên, có một hình thức gian lận thậm chí còn tốn kém hơn xảy ra ở các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô trên toàn quốc: gian lận biên chế.

Gian lận biên chế là đáng ngạc nhiên phổ biến, ảnh hưởng đến khoảng 30 phần trăm doanh nghiệp hàng năm. Các doanh nghiệp mất hàng triệu đô la nhờ các nhân viên vô đạo đức kiếm nhiều tiền hơn họ kiếm được. Điều này thậm chí còn không tính đến các chi phí liên quan đến việc điều tra gian lận tiềm năng và hành động chống lại các thủ phạm. Trong một số trường hợp, nhân viên được lệnh phải trả tiền bồi thường, nhưng thông thường, nhân viên gian lận dẫn đến thua lỗ cho công ty.

Tuy nhiên, không phải tất cả các gian lận biên chế được tạo ra bằng nhau. Nói chung, có ba loại gian lận biên chế: gian lận timesheet, nhân viên ma và phân loại sai nhân viên. Hiểu được sắc thái giữa mỗi loại giúp các nhà điều tra được đào tạo đại học xác định và ngăn chặn các tội ác trước khi chúng chi phí tiền của công ty bạn.

Gian lận Timesheet

Gian lận timesheet liên quan đến việc trả lương cho nhân viên không chính xác trong những giờ họ làm việc. Trong một số trường hợp, các công ty trả tiền quá mức cho nhân viên dựa trên các bài nộp trên timesheet giả mạo; nhân viên thậm chí có thể có một đồng hồ đồng nghiệp trong và ngoài cho họ khi họ thậm chí không lên kế hoạch để làm việc. Trong một lược đồ timesheet phổ biến, một nhân viên sẽ "quên" để đồng hồ vào hoặc ra, do đó yêu cầu một mục nhập thủ công, mà sau đó họ bổ sung thêm giờ. Trong các trường hợp khác, nhân viên bán hàng có thể tham gia vào chương trình, và ghi đè thủ công bảng chấm công của nhân viên để tăng số giờ làm việc, hoặc thậm chí là mức lương.

Gian lận timesheet thường có thể bị bắt nhanh chóng thông qua kiểm toán thường xuyên và xem xét lịch trình của nhân viên, và các chính sách nghiêm ngặt liên quan đến việc gửi và thay đổi timesheet. Ví dụ: người quản lý phải phê duyệt bất kỳ mục nhập thủ công nào và thay đổi về tỷ lệ thanh toán, loại nhân viên hoặc người quản lý hoặc nguồn nhân lực phải ghi lại lịch biểu bằng văn bản. Kiểm toán sẽ tiết lộ những bất thường - chẳng hạn như nhân viên thường được lên kế hoạch làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu đột nhiên đồng hồ vào cuối tuần - và ngăn chặn gian lận trong các bài hát của mình.

Nhân viên ma

Bạn có trả tiền cho những nhân viên không thực sự làm việc cho bạn không? Bạn có thể ngạc nhiên. Nhân viên của Ghost là loại gian lận phổ biến thứ hai, và nhân viên biên chế hoặc người quản lý của bạn thường xuyên thực hiện nó. Nói tóm lại, một nhân viên ma là một nhân viên giả mạo chưa bao giờ làm việc cho công ty của bạn - nhưng đã được "tạo ra" bởi biên chế để chuyển tiền, hoặc người đã từng làm việc cho công ty và đã rời khỏi, nhưng chưa bao giờ bị chấm dứt chính thức trong hệ thống bảng lương.

Hãy xem xét kịch bản này: Thư ký biên chế của bạn là Mary Elizabeth Smith. Mary quyết định rằng cô ấy không kiếm đủ tiền, vì vậy cô ấy tạo ra một nhân viên “mới” có tên là Mary Beth Smith. Sau đó, khi cô điều hành biên chế, cô cắt hai lần kiểm tra, một cái hợp pháp cho Mary Elizabeth, và một cái khác cho Mary Beth. Trong một kịch bản khác, giả định rằng một nhân viên gần đây đã rời công ty. Người quản lý biên chế của bạn Mary Elizabeth quyết định rằng cô ấy muốn kiếm tiền lương của người đó, vì vậy cô ấy không chấm dứt tiền lương của mình, nhưng thay vào đó chuyển tiền lương đó bằng một chi phiếu được thực hiện cho Mary Beth Smith.

Giống như gian lận timesheet, nhân viên ma thường có thể bị xóa sổ với kiểm tra thường xuyên và so sánh sổ đăng ký của bạn với séc đã được cắt hoặc gửi tiền để định vị các dị thường như tên trùng lặp, địa chỉ và số an sinh xã hội và tên nhân viên không còn làm việc cho công ty nữa. Tách nhiệm vụ cũng giúp ngăn chặn loại gian lận này. Nói cách khác, người xử lý bảng lương không được là người thay đổi hồ sơ nhân viên.

Phân loại người lao động

Phân loại sai công nhân là một loại gian lận biên chế do chính công ty gây ra, cố tình hoặc do hiểu lầm về các quy tắc. IRS yêu cầu nhà tuyển dụng phân loại nhân viên làm nhà thầu độc lập (1099 nhân viên) hoặc nhân viên W-2, tùy thuộc vào loại công việc họ làm, cách họ được thanh toán và các thông số của công việc.

Một số nhà tuyển dụng cố tình phân loại nhân viên là 1099 công nhân để tránh phải trả thuế biên chế, phí bảo hiểm y tế và các lợi ích khác, đó là một hành vi vi phạm pháp luật rõ ràng và cấu thành gian lận. Các nhân viên khác phân loại sai nhân viên một cách tình cờ. Dù bằng cách nào, mức phạt cho gian lận như vậy có thể cao tới 25.000 USD cho mỗi trường hợp - cộng với thuế tiền lương và tiền phạt - vì vậy tốt nhất là làm việc với một công ty có lương đủ điều kiện hoặc người quản lý có kinh nghiệm để phân loại nhân viên một cách thích hợp.

Gian lận biên chế là tốn kém cho doanh nghiệp của bạn. Ở trên đầu trang của những người đang được trả tiền bao nhiêu - và đảm bảo rằng công nhân đang được trả tiền những gì họ kiếm được - là quan trọng đối với lợi nhuận của bạn. Bên cạnh đó, khi bảng lương của bạn là chính xác, bạn có thể tập trung sự chú ý của bạn vào việc giữ cho những chiếc kẹp giấy đó rời khỏi tủ quần áo.